Dostęp do aktów stanu cywilnego

W polskim prawie obowiązuje zasada ograniczonej jawności aktów stanu cywilnego.

Czym to jest podyktowane?

Takie rozwiązanie jest podyktowane tym, że w treści tych dokumentów znajdują się ważne dane osobowe, a wśród nich imię, nazwisko, data urodzenia, informacje o rodzicach itp. i należy chronić je przed udostępnieniem osobom nieuprawnionym.

Z ksiąg stanu cywilnego wydaje się na podstawie art. 79 ustawy – Prawo o aktach stanu cywilnego:

• odpisy zupełne i skrócone aktów stanu cywilnego,
• zaświadczenia o dokonanych w księgach stanu cywilnego wpisach lub o ich braku,
• zaświadczenia o zaginięciu lub zniszczeniu księgi stanu cywilnego.

Osobami uprawnionymi do złożenia wniosku o ich wydanie są w myśl art. 83 ust. 1 powołanej ustawy:

• osoba, której akt dotyczy, jej wstępny (np. matka), zstępny (m. in. syn), rodzeństwo, małżonek lub przedstawiciel ustawowy,
• sąd lub inny organ państwowy (np. policja).

Może się jednak zdarzyć tak, że inny, niewymieniony powyżej podmiot będzie potrzebował dostępu do aktów stanu cywilnego. Możliwość ubiegania się o odpis lub zaświadczenie o dokonanych w księgach stanu cywilnego wpisach lub o ich braku daje wówczas art. 83 ust. 2 ustawy. Ustawodawca postawił jednak, w imię ochrony danych, wymóg wykazania we wniosku takiej osoby interesu prawnego w uzyskaniu odpisu lub zaświadczenia.

Takim interesem jest z pewnością prowadzone postępowanie spadkowe i konieczność przedłożenia w nim odpisu aktu jako dowodu.

W orzecznictwie administracyjnym wypracowano pogląd, iż interes prawny w uzyskaniu odpisu aktu zgonu ma każdy, na czyją sferę praw i obowiązków bezpośredni wpływ ma śmierć innej osoby (zob. m. in. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku z 14 czerwca 2007r., sygn. III SA/Gd 158/07 oraz wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku z 9 sierpnia 2007r., sygn. III SA/Gd 235/07).

W odniesieniu zaś do wniosku organizacji społecznej za sporządzeniem odpisu lub zaświadczenia musi przemawiać interes społeczny (np. realizacja potrzeb bytowych mieszkańców osiedla), a wniosek trzeba uzasadnić celami statutowymi danej organizacji. Z kolei zaświadczenie o zaginięciu lub zniszczeniu księgi stanu cywilnego może być także wydane na wniosek innych zainteresowanych osób.

Odmowa wydania odpisu następuje w drodze decyzji administracyjnej.

Źródło: A. Czajkowska, E. Pachniewska, Prawo o aktach stanu cywilnego. Komentarz, orzecznictwo, wzory dokumentów i pism, Warszawa 2011.