Elektroniczna platforma „eKatalogi” w systemie zamówień publicznych

Zagadnienia związane z e-procurement (zamówieniami publicznymi wykorzystującymi internetowe środki komunikacji między zamawiającym a wykonawcą) stanowią niezwykle szerokie, rozwijające się prężnie zagadnienie, o czym mogą świadczyć m.in. już poruszane na łamach portalu zagadnienia e-faktur, aukcji elektronicznej czy też licytacji elektronicznej. Wszelkie wymienione instytucje prawne stanowią przykłady wdrożenia e-administracji oraz informatyzacja życia publicznego.

Zadanie stawiane platformie eKatalogi

Są jednocześnie emanacją szerokiej polityki w zakresie zamówień publicznych, która poza spełnianiem celów głównych ma także wpływać na inne obszary takie jak ochrona środowiska czy też kształtowanie sytuacji społeczno-socjalnej. Niniejszy artykuł odnosić się będzie do projektu wdrożenia eKatalogów. Zadaniem stawianym platformie eKatalogi, jest ujednolicenie procedury zamówień publicznych poniżej progów stosowania ustawy Pzp oraz standaryzację opisu przedmiotu zamówienia, co pozwoli w szczególności na szybkie i efektywne rozeznanie rynku określonych dostaw i usług, sprawną komunikację pomiędzy kontrahentami, zwiększenie transparentności postępowań oraz ograniczanie ilości dokumentacji.

Możliwość zastosowania katalogów elektronicznych została przewidziana dwóch aktach normatywnych szczebla unijnego:

• w motywie 12 preambuły do dyrektywy 2004/18/WE (dyrektywa klasyczna)
• w motywie 20 preambuły do dyrektywy 2004/17/WE (dyrektywa sektorowa)

i zostały zdefiniowane jako narzędzie ułatwiające przeprowadzenie zamówień publicznych, a w szczególności uczestnictwo w zamówieniach w ramach umowy ramowej lub dynamicznego systemu zakupów. Katalogi takie stanowią bazy danych produktów lub usług oferowanych przez wykonawców, są przygotowane w formie elektronicznej i mogą być udostępniane jednostce zamawiającej.

Nadto katalogi elektroniczne zostały uwzględnione także w projektach nowych dyrektyw klasycznej oraz sektorowej (regulacja dotycząca katalogów elektronicznych została ujęta w art. 34 projektu dyrektywy klasycznej i art. 48 projektu dyrektywy sektorowej). Zgodnie z propozycją nowych unormowań, katalogi stanowią format prezentacji i organizacji informacji w sposób wspólny dla wszystkich oferentów i nadają się do przetwarzania elektronicznego. Instytucje zamawiające mogą wymagać katalogów elektronicznych we wszystkich dostępnych procedurach, gdy wymagane jest stosowanie elektronicznych środków komunikacji.

Urząd Zamówień Publicznych w ramach siódmej osi priorytetowej Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka – Społeczeństwo Informacyjne – Budowa Elektronicznej Administracji przystąpił do realizacji projektu informatycznego „Elektroniczna Platforma Katalogów Produktów – e-Katalogi”. W ramach wskazanego projektu zostanie wytworzone narzędzie świadczące usługę elektroniczną, mającą umożliwić zamawiającym dokonywanie zakupów produktów poniżej progów stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych. Należy zauważyć, że projektowany instrument może w pewnym stopniu niwelować negatywne aspekty podniesienia progów bagatelności.

Trzeba bowiem pamiętać, że dnia 16 kwietnia 2014 r. weszła w życie ustawa z dnia 14 marca 2014 r. o zmianie ustawy Pzp m.in. podniesienia progu stosowania ustawy Pzp. Przewidziana w ustawie wysokość progu została zwiększona z 14 000 euro do 30 000 euro. Podniesienie progu bagatelności może przynieść zarówno oczekiwane poprawienie sytuacji na rynku zamówień publicznych, jak i powoduje także istotne mankamenty, na przykład konieczność szukania przez wykonawców ofert na stronach zamawiających gdyż nie będą one publikowane w Biuletynie Zamówień Publicznych. Sytuacja taka może negatywnie wpłynąć na poziom konkurencji zamówień których wartość kształtuje się poniżej wskazanego progu.

Brak przejrzystości rynku oraz różnorodność stosowanych wewnętrznych procedur poszczególnych zamawiających (tworzących własne indywidualne regulaminy wewnętrzne udzielania zamówień, które udzielane są zazwyczaj na podstawie zapytań ofertowych lub negocjacji z wybranymi podmiotami) wpływa na ograniczenie konkurencyjności oraz zwiększa niebezpieczeństwo braku racjonalności w wydatkowaniu środków publicznych. Nadto eKatalogi mogą spełnić także inne dodatkowo cenne cele np. zwiększenie udziału w rynku zamówień publicznych mikro, małych i średnich przedsiębiorstw.

eKatalogi świadczą usługi

eKatalogi jako elektroniczna platforma udostępniana w sieci, świadczyć będzie dwie podstawowe ściśle ze sobą powiązane usługi:

• usługę umożliwiającą wykonawcom oferowanie wyspecyfikowanych produktów poprzez zamieszczanie tzw. kart produktów o jednolitej formie dla danej grupy produktów. Karty produktów
• prezentowane będą w zdefiniowanej strukturze katalogowej w sposób umożliwiający zamawiającym łatwe ich wyszukiwanie poprzez użycie kwerend różnej złożoności,
• usługę umożliwiającą dokonywanie zakupów przez zamawiającego od wykonawcy, z uwzględnieniem dwóch form wyboru produktów:
  – zakupy produktów umieszczonych w katalogu i na warunkach realizacji tam określonych,
  – składanie zapytań ofertowych do wykonawców, w odniesieniu do zakupów w zakresie elementów niewyspecyfikowanych w karcie produktów.

Adresatami zaprojektowanej platformy będą zarówno przedsiębiorcy, obywatele jak i administracja.

Urząd zamówień publicznych wskazuje na swojej stronie internetowej następujące korzyści jakie powinny wystąpić w wyniku realizacji projektu:

• zwiększenie i poszerzenie dostępności do zamówień publicznych dla Wykonawców w tym MŚP i tym samym zwiększenie konkurencji w zamówieniach publicznych,
• ułatwienie komunikacji Zamawiający – Wykonawcy – informacje przekazywane będą za pośrednictwem środków elektronicznych i natychmiast trafią do obu stron,
• oszczędności w zakresie kosztów administracyjnych prowadzonych zamówień – wynikające z faktu:
• ograniczenia bezpośrednich kosztów administracyjnych: papieru, przesyłania korespondencji itp.,
• przyspieszenia komunikacji oraz ograniczenia liczby niezbędnych kontaktów (m.in. telefonów, udzielania wyjaśnień itp.),
• obniżenia ceny zamawianych produktów,
• efektywność procedur wynikająca m.in. z faktu możliwości przyspieszenia procedury postępowania,
• wzrost wydajności działalności (zarówno po stronie administracji jak i biznesu) m.in. dzięki standardyzacji dokumentów oraz procedur oraz dostępności wszelkich niezbędnych informacji w jednym systemie,
• odformalizowanie zamówień poprzez składanie dokumentów w formie elektronicznej,
• zwiększenie przejrzystości wydatkowania środków publicznych,
• ograniczenie zjawisk o charakterze korupcjogennym z uwagi na dostępność informacji w systemie informatycznym dla wszystkich stron zainteresowanych postępowaniem.