Elektroniczny obieg dokumentów – co warto wiedzieć?
Dokumentacja jest nieodłącznym elementem każdego przedsiębiorstwa. Niezależnie od branży, wielkości, czy ilości zatrudnianych pracowników. Jednak stosy kartek powpinane do segregatorów lub włożone do teczek zajmują bardzo wiele miejsca, a większość zgodnie z prawem powinna być przechowywany przez określony czas. W takiej sytuacji przydatny może się okazać elektroniczny obieg dokumentów. Co to jest i na jakiej zasadzie działa? Jakie korzyści płyną z takiego rozwiązania? W jaki sposób z niego skorzystać? Wszystko zostało wyjaśnione poniżej! Warto zapoznać się z tymi informacjami!
Na czym polega elektroniczny obieg dokumentów?
Obieg dokumentów w firmie ma na celu ułatwić pracę oraz przepływ informacji między pracownikami i pracodawcą. Jest niezbędny do prowadzenia operacji księgowych. Dzięki niemu można nie tylko zaoszczędzić czas, ale też uporządkować kolejność działań i sprawdzić, jak przepływają pieniądze oraz same informacje. Nie można, więc zaprzeczać, że obieg dokumentów ma realny wpływ na to, jak prosperuje przedsiębiorstwo, jak zorganizowana jest praca, co ostatecznie prowadzi do jednego z dwóch możliwych scenariuszy. Pierwszym z nich są zyski, a drugim niestety straty. Jeszcze całkiem niedawno we wszystkich firmach obieg dokumentów odbywał się w formie papierowej. Obecnie coraz więcej z nich decyduje się na przejście do wersji elektronicznej. Jest to narzędzie, które w pierwszej kolejności umożliwia nam zarejestrowanie dokumentów już powstałych i istniejących „na papierze”. Dostępna jest też opcja, w której dokumenty tworzone są w systemie i w dalszych krokach przekazywane do osób zainteresowanych. Z tym że musi się to odbywać w zgodzie z aktualnymi procesami dotyczącymi organizacji.
Głównym celem stworzenia elektronicznego obiegu dokumentów jest archiwizacja, katalogowanie, przechowywanie i porządkowanie. Niemniej istotny jest sam obieg dokumentów oraz zarządzanie tym procesem. Polega on przede wszystkim na tym, że gdy dany dokument zostaje nadesłany do konkretnej osoby, a potem przekazywany jest dalej np. do odpowiedniego działu. Przykładowo niewielka firma zajmuje się sprzedażą produktów dla zwierząt. Kontrahent wystawił fakturę, którą następnie przesłał do sekretariatu. Osoba, która ma uprawnienia, wprowadza dokument do systemu i tym sposobem trafia do prezesa. Jeśli faktura zostanie przez niego zaakceptowana, to w kolejnym kroku musi zostać przekazana do działu księgowości, gdzie jest sprawdzana pod względem prawidłowości ze strony prawnej i formalnej. Następnie księgowa wprowadza dokument do ewidencji i ostatecznie go archiwizuje. W ten sposób do faktury miały wgląd trzy różne osoby i to bez konieczności opuszczania stanowiska pracy. Co więcej, w dowolnym momencie miały one możliwość ją zmodyfikować.
Korzyści z elektronicznego obiegu dokumentów
Elektroniczny obieg dokumentów stosowany jest nie tylko w przedsiębiorstwach, ale też różnego rodzaju urzędach oraz instytucjach. Tak właściwie nie ma w tym nic dziwnego, ponieważ korzystanie z niego niesie za sobą wiele korzyści. Na początku należy wspomnieć o tym, że system jest bardzo intuicyjny, dzięki czemu wystarczy krótkie wdrożenie nowych pracowników w jego działanie, a co za tym idzie, mogą szybciej przystąpić do swoich obowiązków służbowych. Zresztą związane jest to też ze zmianami w administracji, ponieważ nie ma konieczności zatrudniania dużej ilości osób, które będą zajmowały się obsługą dokumentów, a koszty związane z artykułami piśmienniczymi czy drukarskim zmaleją. Można więc przy okazji zadbać o środowisko. Kolejną zaletą jest to, że osoby korzystające z elektronicznego obiegu dokumentów, nie muszą przejmować się tym, że o czymś zapomną lub zgubią ważny dokument. Wszystko mają bowiem pod ręką w komputerze. Ostatecznie do skorzystania z tego rozwiązania powinien przekonać przepływ informacji, które trafiają do wszystkich zainteresowanych sprawnie i w określonym czasie. Dodatkowo można kontrolować dostęp do dokumentów i decydować, kto może mieć do nich wgląd.
Jak skorzystać z tej opcji?
Elektroniczny obieg dokumentów to system udostępniany przez różnych dostawców. Zanim przedsiębiorca zdecyduje, którą opcję wybrać powinien wziąć pod uwagę, czego tak naprawdę potrzebuje. Przede wszystkim musi się zastanowić, które procesy w pierwszej kolejności wymagają usprawnienia, jak do tej pory przebiegała organizacja obiegu oraz kto w przyszłości będzie miał wgląd do systemu. Dopiero po takiej analizie może wybrać dostawcę. Co ważne, większość pracowników z całą pewnością po raz pierwszy będzie miało styczność z elektronicznym obiegiem dokumentów, dlatego lepiej postawić na nowoczesny, intuicyjny i prosty wariant.
