Monitoring w firmie, a prawo i RODO

Zadanie, jakie ma spełniać monitoring w firmie jest dość oczywiste. W każdym przypadku chodzi o ochronę, choć może ona mieć różny charakter. Raz jest ona nastawiona na bezpieczeństwo pracownika, by innym razem zabezpieczać mienie firmy.

Czy podgląd aktywności pracownika jest legalny? Jak wygląda monitoring w pracy, a przepisy?

Monitoring w firmie a RODO

Temat monitoringu w miejscu pracy od zawsze budził kontrowersje. Prawo pracy nie regulowało nigdy jednoznacznie tej kwestii, dlatego często dochodziło do nieporozumień na linii pracodawca-zatrudniony. Wejście w życie unijnych dyrektyw związanych z RODO, wydaje się jeszcze bardziej komplikuje tę sytuację.

Na szczęście, jedynie „wydaje się”, bo tak naprawdę, bliższa analiza rozwiewa dosyć szybko wątpliwości. Na wstępie należy jednoznacznie zaznaczyć – przepisy RODO nie wykluczają możliwości stosowania przez pracodawcę monitoringu na terenie zakładu pracy.

Pojawiły się jedynie zapisy, które precyzują okoliczności używania systemu kamer.

Zgodnie z nowymi rozporządzeniami, monitoring w miejscu pracy może funkcjonować, jeżeli zostanie wykazana zasadność jego obecności. Ten, dość luźny w swojej formie zapis, otwiera wręcz nieskończone możliwości dla pracodawcy, by legalnie wprowadzić system kamer rejestrujących pracę zatrudnionych.

Przesłanką do stwierdzenia zasadności może bowiem być np. podejrzenie ryzyka kradzieży mienia firmowego lub zagrożenia poczucia bezpieczeństwa osób zatrudnionych, jeżeli np. pracują w kontakcie z klientem.

Przepisy RODO wykluczają możliwość stosowania monitoringu w pomieszczeniach, które nie służą wykonywaniu obowiązków zawodowych, jak np. palarnia, szatnia, pokój socjalny itp.

Jednak i w tej kwestii nie mamy do czynienia z jednoznacznym zakazem. RODO przewiduje bowiem wyjątek od tej reguły, kiedy pracodawca wykaże, że obecność kamer w tych miejscach zwiększa bezpieczeństwo zatrudnionych.

Nie trudno zauważyć, że znowu jest to furtka, której pracodawca nie mógłby otworzyć.

Wystarczy bowiem wykazać, że wejście do takiego pomieszczenia znajduje się np. w głównym korytarzu, którym przemieszczają się goście/klienci, którzy mogą w każdej chwili wejść do tego pokoju i stanowić zagrożenie dla pracowników.

Nie oznacza to jednak, że pracodawca ma pełną swobodę we wprowadzaniu nowych elementów monitoringu. Przepisy wyraźnie nakładają obowiązek poinformowania wszystkich zatrudnionych o pojawiającym się systemie podglądu co najmniej dwa tygodnie przed wdrożeniem nowych elementów.

Nie wystarczy również informacja ustna lub nawet pisemna. Pełna wiedza dotycząca funkcjonowania monitoringu musi znaleźć się na stałe w obwieszczeniu i regulaminie wewnętrznym firmy. Nie ma również dowolności w przechowywaniu nagrań.

Archiwizacja plików zawierających zapis z kamer może trwać maksymalnie trzy miesiące. Wyjątek stanowią sytuacje, kiedy zapis ten będzie uznany jako dowód w toczącym się postępowaniu.

Dodatkowo, każde pomieszczenie, w którym znajduje się kamera, musi zostać czytelnie oznakowane jako „monitorowane”.

Monitoring w miejscu pracy przez internet

Monitoring w zakładzie pracy to nie tylko system ulokowanych kamer, które nagrywają obraz wideo. To także kontrola poczty e-mail, telefonów komórkowych oraz zawartości komputera i historii przeglądanych witryn. Proces ten nie jest nowy. Pracodawcy poddawali do tej pory swoich pracowników tego typu kontrolom.

Kwestia ta jednak była sporna i często budziła kontrowersje. Nowe zapisy w pełni ją sankcjonują, nie pozostawiając miejsca na wątpliwości. Wraz z pojawieniem się ustawy RODO, pracodawca zyskał pełną swobodę kontroli komputerów, maili, komórek swoich zatrudnionych (oczywiście chodzi o telefony służbowe).

W pełni legalna jest zatem analiza czasu pracy zatrudnionego oraz sposobu jego wykorzystywania i sprawdzania, czy nie jest on marnowany na prywatne sprawy, niezwiązane z obowiązkami na danym stanowisku. Jednak tutaj też pojawia się pewne zobowiązanie, które musi dopełnić pracodawca.

Zgodnie z prawem, jest on bowiem teraz zobligowany do poinformowania kadry pracowniczej o planowanej kontroli, przynajmniej dwa tygodnie przed rozpoczęciem tego procesu.

Czy potrzebna jest zgoda pracownika na monitoring w firmie?

Pozostaje jeszcze kwestia rozstrzygnięcia, czy pracownik musi wyrazić zgodę na monitoring w firmie, w której jest zatrudniony. Odpowiedź po części wynika już z dwóch uprzednio opisanych punktów. Oczywiście nie.

Jeżeli pracodawca dostał prawną możliwość wprowadzenia monitoringu, a także kontroli komputerów i telefonów, to jeśli dopełni wszystkich obowiązków, jakie na nim ciążą w tym zakresie, nie musi uzyskać zgody pracownika na wykonanie tych działań.

Pracownik musi jedynie zostać poinformowany, jednak nie może odmówić zgody. Wprowadzenie tych przepisów znacznie uprościło funkcjonowanie firm. Obecnie, nie istnieją praktycznie zapisy, które mogłyby powodować wątpliwości w tym zakresie i stwarzać kontrowersyjne sytuacje, które nie byłyby sankcjonowane prawnie.

Postanowienia ustawy zapewne nie usatysfakcjonują wszystkich, jednakże na pewno wyeliminują wiele spornych sytuacji.

Zobacz ofertę: Monitoring dla firm – Lublin – kompleksowa instalacja z firmą KSK Krzysztof Kuzioła.

Pozostałe firmy oferujące założenie monitoringu w różnych miastach Polski: https://systemyzabezpieczen.pro/k/monitoring-cctv/