Automatyzacja dla branży prawniczej – robotyzacja procesów w kancelarii

Codzienność prawników to nie tylko interpretacja przepisów i spotkania z klientami. To również masa schematycznych działań: przepisywanie danych do „główek” dokumentów, uzupełnianie wzorów, porządkowanie plików. Te czynności pochłaniają godziny, a do tego łatwo w nich o drobną pomyłkę. Dlatego kancelarie coraz częściej wdrażają robotyzację procesów, która przejmuje powtarzalną pracę, porządkuje informacje i ogranicza chaos.

Automatyzacje z AI łączą praktykę biznesową z technologią. Marka projektuje i wdraża rozwiązania szyte pod kancelarie, biura i firmy – tak, by wykorzystać sztuczną inteligencję do skracania czasu zadań, cięcia kosztów i zwiększenia wydajności zespołów. To nie „gadżet”, ale realna zmiana sposobu działania. Automatyzacje z AI pokazują, że cyfryzacja może być prosta, przewidywalna i opłacalna.

Automatyzacja procesów biznesowych – czym jest i jak działa?

Robotyzacja porządkuje codzienne, powtarzalne kroki, które dotąd wykonywano ręcznie. System sam pobiera dane z dokumentów, rozpoznaje treść i wpisuje informacje do właściwych miejsc w szablonach. Czynność, która zwykle trwała kilkanaście minut, dzieje się w tle – rola prawnika ogranicza się do szybkiej weryfikacji, a kancelaria prawna oszczędza na czasie pracownika.

Nie potrzeba specjalistycznej wiedzy IT. Rozwiązania współpracują z tym, co kancelaria już ma: OneDrive, Google Drive, Microsoft Teams, Slack. Mogą obsłużyć obieg dokumentów, wygenerować gotowe pliki Word lub Google Docs, a także wspierać przypomnienia o zadaniach i terminach. Efekt? Spójny przepływ pracy bez przerw i „wąskich gardeł”.

Codzienna praca w kancelarii, a automatyzacja procesów

Największą bolączką są „główki dokumentów” – miejsca, gdzie trzeba wpisać strony postępowania, sygnatury i inne dane. Nasz system robi to automatycznie. Wystarczy, że prawnik umieści pliki w ustalonym folderze albo na kanale w Teams czy Slacku. Mechanizm OCR odczytuje zawartość (z PDF-ów i obrazów), a następnie uzupełnia wzory dokumentów.

Przed finalizacją użytkownik widzi krótki formularz potwierdzający, w którym sprawdza poprawność danych. Po akceptacji kompletne dokumenty trafiają tam, gdzie trzeba – do wskazanego folderu zespołu albo na kanał w Microsoft Teams. Cały proces jest szybki, przewidywalny i łatwy do skalowania.

Zalety automatyzacji dla prawników

• Odzyskany czas: średnio 450 minut miesięcznie na jednego prawnika. To niemal pełny dzień roboczy, który zamiast na przepisywanie można przeznaczyć na merytorykę spraw. Przy większym zespole oszczędności rosną proporcjonalnie.
• Mniej błędów: automatyzacja usuwa literówki i pomyłki w imionach, nazwiskach oraz nazwach podmiotów – problemy typowe dla ręcznego wprowadzania danych. Zmniejsza liczbę korekt i podnosi jakość obsługi.
• Policzalny zysk: przy stawce 300 zł/h odzyskane 450 minut to ok. 2250 zł miesięcznie na prawnika. W skali roku to ponad 27 tys. zł dodatkowej wartości – bez zwiększania liczby spraw.

Klienci zwracają uwagę, że dzięki temu zespół przestaje tracić czas na czynności „techniczne”, a ryzyko wpadek w nagłówkach dokumentów praktycznie znika.

Narzędzia wykorzystywane w automatyzacji

Całość opiera się na elastycznym, bezpiecznym ekosystemie integracji:

• Make i N8N – budują scenariusze, monitorują foldery i kanały (np. Microsoft Teams czy OneDrive), pobierają pliki, uruchamiają rozpoznawanie tekstu i przekazują dane do szablonów.
• OCR (lokalny) + Google Vision – odczytują treść z PDF-ów i obrazów.
• ChatGPT – „asystent analityczny”, który porządkuje odczytane informacje, rozumie kontekst i przekształca dane do dalszego wykorzystania.
• Airtable – centralna baza, w której przechowywane są wyniki odczytu i dane potrzebne do generowania dokumentów.

Integracje Make/n8n, OCR oraz bazy danych spinamy z istniejącą infrastrukturą przy wsparciu Data One, odpowiadającego za konfigurację, monitoring i SLA. Dzięki temu system pracuje stabilnie, a użytkownik widzi po prostu gotowe dokumenty – Word lub Google Docs – we właściwych miejscach.

Podsumowanie

Automatyzacja to dziś przewaga, nie ciekawostka. W kancelarii pozwala odzyskać spokój w procesach i skupić się na tym, co naprawdę tworzy wartość: strategii i relacji z klientem. Jeśli chcesz, by powtarzalne zadania „robiły się same”, a zespół pracował lżej i pewniej — czas na ruch.

Wejdź w zmianę razem z Automatyzacje z AI. Zbudujmy rozwiązanie, które pracuje za Ciebie, kiedy Ty pracujesz dla klienta. Zaczynamy?