Dynamiczny system zakupów publicznych

Szeroka krytyka systemu zamówień publicznych, odnosi się m.in. do zbytniego sformalizowania procedur o udzielenie zamówienia, prowadzącego m.in. do uniemożliwienia szybkiego nabywania podstawowych towarów. Argument ten zdaje się jednak być zgoła chybionym, jeżeli uwzględni się wszystkie możliwe do wykorzystania przez zamawiającego metody jakie daje ustawa Pzp. Szybkość udzielania zamówień na podstawowe, powszechne dobra zależy zasadniczo tylko od jednego czynnika – planowania swoich działań przez zamawiającego. Ze względu na wskazaną negatywną atmosferę w przywołanym zakresie, dziwić może statystyka wskazująca, iż w 2013 opublikowano tylko 8 ogłoszeń dotyczących ustanowienia dynamicznego systemu zakupów. Instrument ten bowiem umożliwia bardzo szybkie oraz proste nabycie powszechnie dostępnych produktów.

Dynamiczny system zakupów należy do elektronicznych narzędzi dostępnych zamawiającym prowadzącym postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, zmierzające do wyboru oferty.

Co warto wiedzieć o dynamicznym systemie zakupów?

Dynamiczny system zakupów, podobnie jak aukcja elektroniczna nie jest trybem udzielania zamówienia publicznego, jest natomiast swoistym systemem-metodą w którym trybem udzielania jest przetarg nieograniczony. Zamawiający, ustanawiając dynamiczny system zakupów oraz udzielając zamówień objętych tym systemem, powinien stosować odpowiednio przepisy dotyczące udzielania zamówienia w trybie przetargu nieograniczonego, jednak ze zmianami wynikającymi z przepisów regulujących ten system zakupów (m.in. w zakresie praw i obowiązków stron, opisu przedmiotu zamówienia i jego wartości).

Wskazane ograniczenie stanowi cechę odróżniającą dynamiczny system zakupów od aukcji elektronicznej, którą zamawiający może zastosować w postępowaniach prowadzonych w trybie przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego lub negocjacji z ogłoszeniem. Odmienny jest także cel stosowania obu instytucji.

Zgodnie z art. 2 ust. 2a Pzp dynamiczny system zakupów jest ograniczonym w czasie elektronicznym procesem udzielania zamówień publicznych, których przedmiotem są dostawy powszechnie dostępne nabywane na podstawie umowy sprzedaży lub usługi powszechnie dostępne. Przez „powszechną dostępność dostaw lub usług” należy rozumieć oferowanie dóbr o pożądanej charakterystyce przez liczne podmioty na rynku, co umożliwia łatwy dostęp do tych dóbr praktycznie nieograniczonej grupie konsumentów, co z kolei łączy się wprost z powszechną konsumpcją takich dóbr czy usług.

Przedmiotem zamówienia zgodnie z powyższym mogą być np. dostawy papieru biurowego, środków higienicznych, materiałów biurowych, żywności, usługi druku czy usługi sprzątania czy też naprawy. Całkowicie wykluczono możliwość zastosowania dynamicznego systemu zakupów gdy przedmiotem zamówienia są roboty budowlane, nawet w przypadku prostych robót remontowych powszechnie dostępnych, o ustalonych standardach, np. polegających na układaniu parkietu. Kolejnym ograniczeniem ustawowym jest ograniczenie czasowe możliwości ustanowienia dynamicznego systemu zakupów. Zasadą jest, iż system ten ustanawia się na okres nie dłuższy niż cztery lata, z tym że możliwe jest jego wydłużenie przez wzgląd na przedmiot zamówienia i szczególny interes zamawiającego.

„Przedmiot zamówienia uzasadniający potrzebę wydłużenia czasokresu to zazwyczaj taki, który z uwagi na swoje przeznaczenie (głównie usługi) wymagać będzie długoterminowego świadczenia, natomiast szczególny interes zamawiającego łączy się na ogół z niższą ceną przy większej ilości przedmiotu zamówienia oraz ze stabilizacją więzi gospodarczej w dłuższym horyzoncie czasowym”[1]. Pojęcie szczególnie ważnego interesu strony pojawia się np. w art. 61 § 2 k.p.a., w którym jest rozumiane jako interes konkretny. Nie można więc przyjąć, że istnieją interesy przedmiotowo określone (np. interes finansowy), które ze swojej istoty zawsze spełniają wymaganą przepisem szczególność[2]. Co istotne, dłuższy czas trwania dynamicznego systemu zakupów należy wskazać już w chwili jego ustanowienia, gdyż ustawa nie przewiduje możliwości następczego (po ustanowieniu) wydłużania czasu trwania systemu.

Powyższa charakterystyka ukazuje podobieństwo dynamicznego systemu zakupów do instytucji umowy ramowej. „W świetle pojęć polskiego prawa porozumienie w sprawie dynamicznego sposobu dokonywania zakupów w relacji do umów o zamówienia jednostkowe kwalifikować trzeba jako rodzaj wielostronnego porozumienia ramowego, z racji którego zamówienia jednostkowe nabierają charakteru wielokrotnych umów wykonawczych”[3]. Podobnie jak umowa ramowa dynamiczny system zakupów umożliwia zamawiającemu stworzenie listy potencjalnych wykonawców, którzy są w stanie zrealizować zamówienie. W porównaniu do umowy ramowej, system ten nie wyłącza możliwości ubiegania się o zamówienia wykonawcom, którzy pierwotnie nie zakwalifikowali się do dynamicznego systemu zakupów.

Postępowanie w ramach dynamicznego systemu zakupów

Postępowanie w ramach dynamicznego systemu zakupów składa się z dwóch części:

• z ustanowienia systemu
• udzielenia zamówienia objętego tym systemem.

W postępowaniu prowadzonym w celu ustanowienia dynamicznego systemu zakupów oraz w postępowaniu o udzielenie zamówienia objętego dynamicznym systemem zakupów zamawiający i wykonawcy porozumiewają się wyłącznie przy użyciu środków elektronicznych. „Dynamiczny system zakupów nie może zostać wykorzystany do ograniczania konkurencji, w związku z czym powinny zostać wybrane środki porozumiewania się dostępne dla ogółu (niepowodujące dyskryminacji), np. poczta elektroniczna, komunikatory. Urządzenia służące do przekazywania i odbierania wiadomości powinny być ogólnie dostępne i kompatybilne ze środkami komunikacji elektronicznej będącymi w powszechnym użyciu”[4]. Przekazywanie oświadczeń, dokumentów, wniosków, zawiadomień, zaproszeń i innych informacji musi się zatem odbywać drogą elektroniczną.

Niewymagające potwierdzenia otrzymania informacje podawane przez zamawiającego mogą być przekazywane za pośrednictwem strony internetowej. Ponadto ustawodawca wymaga, by oferty wykonawców pod rygorem nieważności składane były w postaci elektronicznej, opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Warunek ten nie jest wymagany do pozostałych wymienionych w przepisie form porozumiewania.

W kontekście maksymalnego czteroletniego terminu funkcjonowania dynamicznego systemu zakupów wyjaśnienia wymaga, od kiedy system uważa się za ustanowiony. Za ustanowienie dynamicznego systemu zakupów należy uważać zamieszczenie ogłoszenia o zamówieniu. Ogłoszenie zamieszczane jest w Dzienniku Urzędowym UE lub w Biuletynie Zamówień Publicznych oraz na stronie internetowej Zamawiającego i jego tablicy ogłoszeń. W celu dopuszczenia do udziału w dynamicznym systemie zakupów wykonawcy składają tzw. oferty orientacyjne. Jest to szczególny rodzaj oferty, do którego stosuje się przepisy o ofertach, ze zmianami wynikającymi z przepisów o dynamicznym systemie zakupów.

Oferta orientacyjna nie jest wiążąca, wykonawca może złożyć więcej niż jedną ofertę orientacyjną bez wskazywania terminu związania jej warunkami. Natomiast nie jest możliwa zmiana lub wycofanie oferty orientacyjnej przed upływem terminu do składania ofert. Zgodnie z art. 109 ust. 2 ustawy oferta składana przez wykonawcę w postępowaniu o udzielenie zamówienia objętego dynamicznym systemem zakupów nie może być mniej korzystna od oferty orientacyjnej. Jednocześnie z ofertą orientacyjną wykonawca składa oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu oraz dokumenty potwierdzające spełnianie tych warunków (jeżeli Zamawiający ich żądał w treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia). Następnie zamawiający dokonuje oceny formalno-prawnej złożonych ofert, niezwłocznie informując wykonawcę o dopuszczeniu do udziału w dynamicznym systemie zakupów lub podaje powody odmowy zakwalifikowania wykonawcy. Ustawa wyznacza zamawiającemu czas na dokonanie oceny ofert orientacyjnych. Zgodnie z art. 105 ust. 4 Pzp Zamawiający dokonuje oceny oferty orientacyjnej w terminie nie dłuższym niż 15 dni od dnia jej otrzymania. Jest to jedyny przypadek, kiedy ustawa narzuca Zamawiającemu czas na dokonanie oceny ofert.

Zamawiający wszczyna procedurę udzielania zamówienia objętego dynamicznym systemem zakupów poprzez opublikowanie uproszczonego ogłoszenia o zamówieniu na swojej stronie internetowej. W odpowiedzi na uproszczone ogłoszenie o zamówieniu wykonawcy, którzy nie są objęci dynamicznym systemem zakupów (wykluczeni na etapie ustanawiania systemu lub wykonawcy, którzy nie brali udziału w tym procesie) składają oferty orientacyjne. Zamawiający ocenia oferty orientacyjne zgodnie z zasadami oceny ofert orientacyjnych na etapie ustanawiania systemu.

Po dokonaniu oceny ofert orientacyjnych zamawiający zaprasza wykonawców, którzy zostali dopuszczeni do systemu (czyli wykonawców dopuszczonych do systemu na etapie jego ustanawiania oraz wykonawców, którzy zostali dopuszczeni na etapie postępowania o udzielenie konkretnego zamówienia objętego systemem) do złożenia ofert ostatecznych. Ocena oferty składanej w postępowaniu objętym dynamicznym systemem zakupów ma na celu wybór oferty najkorzystniejszej, przy jednoczesnym dokonaniu weryfikacji tej oferty pod względem tego, czy nie jest ona mniej korzystna od oferty orientacyjnej. Wymóg ten wyznacza art. 109 ust. 2 ustawy, a jego niedochowanie skutkuje obowiązkiem odrzucenia złożonej oferty. Oferty ostateczne ocenia się wyłącznie w oparciu o kryteria wskazane w SIWZ.

[1]R. Szostak, Dynamiczny system zakupów, Zamówienia Publiczne. Doradca, nr 5/2006 s.22

[2] Por. G. Łaszczyca, Szczególny przypadek wszczęcia postępowania administracyjnego z urzędu, Państwo i Prawo, z.1/2002, poz. 66

[3] Por. R. Szostak, Udzielanie zamówień publicznych w trybie powtarzalnego przetargu elektronicznego – dynamiczny sposób dokonywania zakupów, Przegląd Prawa Handlowego, nr 1/2007, s. 27

[4] I. Skubiszak-Kalinowska, Dynamiczny system zakupów, Monitor Zamówień Publicznych, nr 1/2010, s. 27