Użytkowanie prywatnego samochodu pracownika do celów służbowych

W polskich realiach pracodawca, który nie posiada odpowiednio dużej floty samochodów firmowych bądź w wyniku braku środków na jej zakup dość często dogaduje się z pracownikiem, aby ten przy wykonywaniu obowiązków używał swojego prywatnego samochodu. Taka sytuacja rodzi oczywiście zobowiązanie po stronie pracodawcy do zwrotu pracownikowi wynikających z tego kosztów użytkowania jego prywatnego auta.

Należy jednak pamiętać, że zgodnie z przepisami, użycie prywatnego samochodu pracownika może nastąpić jedynie z jego inicjatywy i musi on uzyskać na to zgodę pracodawcy. Gdyby pracownik użył swojego pojazdu w czynnościach służbowych bez zgodny pracodawcy, ten ostatni ma podstawę do odmowy zwrotu kosztów przejazdu. W przypadku użytkowania prywatnego samochodu pracownika do celów służbowych pracownikowi przysługuje zwrot poniesionych kosztów na zasadach opisanych poniżej.

Wykorzystanie prywatnego auta pracownika w celach służbowych pracodawcy

Możemy wyróżnić dwie sytuacje wykorzystywania prywatnego samochodu pracownika w celach służbowych pracodawcy: podróż służbowa oraz jazdy lokalne.

1) PODRÓŻ SŁUŻBOWA W ROZUMIENIU KODEKSU PRACY – art. 775 Kodeksu pracy stanowi, że pracownik odbywa podróż służbową wówczas, gdy otrzymał od pracodawcy polecenie wykonania zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem wykonywania pracy.

A zatem podróżą służbową w tym rozumieniu nie są wyjazdy:

• w obrębie miejscowości, w której pracownik ma stałe miejsce pracy,
• w obrębie miejscowości, w której pracodawca ma siedzibę, jeżeli w umowie o pracę miejscem pracy pracownika jest siedziba pracodawcy.

Miejsce pracy może być również opisane w umowie o pracę jako pewien obszar, a nie jedna miejscowość, np. obszar całej gminy, powiatu czy województwa. Wówczas wysłanie pracownika w podróż po tym obszarze nie będzie podróżą służbową, a jazdą lokalną, o czym będzie mowa w dalszej części artykułu. Warto zauważyć, iż miejsce pracy określone w zawartej z pracownikiem umowie o pracę może być określone dość szeroko. W wyroku z 28 czerwca 2012 r. (sygn. II UK 284/11) Sąd Najwyższy uznał, że jeżeli miejsce pracy określone jest w sposób ruchomy, a praca ze swej istoty polega na przemieszczaniu się po pewnym obszarze, to zatrudnieni nie odbywają podróży służbowych w rozumieniu kodeksu pracy.

Zgodnie z art. 775 KP warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowych u prywatnych pracodawców określa się w układzie zbiorowym pracy, w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę (jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania). Kosztami podróży są w szczególności diety oraz koszty przejazdu. Co do zasady więc, to pracodawca ustala koszty, które zwróci pracownikowi z tytułu podróży służbowej, jednakże – w przypadku diet – nie mogą one być niższe niż ustalone w Rozporządzeniu Ministra Pracy i polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167). W przypadku zaś kosztów przejazdu, także prywatnym samochodem pracownika, pracodawca może je ustalić na dowolnym poziomie.

W przypadku, gdyby jednak nie sprecyzował on warunków zwrotu kosztów podróży służbowej w swoim przedsiębiorstwie, automatycznie zastosowanie znajdują przepisy wyżej wymienionego rozporządzenia. Stanowi ono, iż pracownikowi przysługuje – oprócz diety i innych wymienionych w nim kosztów – zwrot kosztów przejazdu. W przypadku, gdy pracownik ma odbyć podróż samochodem prywatnym rozporządzenie odsyła z kolei do innego aktu – Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. 2002 nr 27 poz. 271). Akt ten określa maksymalne stawki, które pracodawca może zwrócić pracownikowi za przejechanie 1 km samochodem prywatnym.

Stawki co pewien czas podlegają waloryzacji i obecnie koszty wynikające z kilometrówki dla przejazdu 1 kilometra kształtują się następująco:

• dla samochodów osobowych:
  – o pojemności skokowej silnika do 900cm3 – 0,5214 zł,
  – o pojemności skokowej silnika ponad 900cm3 – 0,8358 zł
• dla motocykli – 0,2302 zł,
• dla motorowerów – 0,1382 zł.

Są to rzecz jasna koszty, które, w zryczałtowanym kształcie, mają na celu pokrycie wydatków związanych z użyciem samochodu, tj. przede wszystkim kosztów paliwa, ale także zużycia samego pojazdu, co dotyczyć może płynów eksploatacyjnych, żarówek czy opon. Organy podatkowe stoją ponadto na stanowisku, że do tych kosztów należy zaliczyć również opłaty za przejazd autostradami i opłaty parkingowe, pracownik nie może zatem ubiegać się o zwrot powyższych wydatków osobno, są one bowiem niejako wliczone w należność wynikającą z kilometrówki.

Skutki w podatku dochodowym i ubezpieczeniu społecznym

Zwrot kosztów podróży służbowej prywatnych samochodem nie stanowi przychodu po stronie pracownika (art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o PIT) oraz nie jest przesłanką do zwiększenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne pracownika, jednakże tylko do wysokości kwot wynikających z zastosowania stawek z rozporządzenia. Pracodawca oczywiście może, wedle swojego uznania, dokonać zwrotu kosztów przejazdu w kwocie wyższej niż wynika to z limitów zamieszczonych w rozporządzeniu, lecz każda taka nadwyżka przez niego wypłacona będzie podstawą do naliczenia podatku dochodowego ze stosunku pracy oraz podwyższenia podstawy wymiaru składek ubezpieczeniowych po stronie pracownika.

Analogicznie, dla pracodawcy koszt wypłaconej kilometrówki stanowi koszt uzyskania przychodu, ale tylko do wysokości powyższych limitów.

Należy podkreślić, że rozporządzenie obejmuje zwrot kosztów dla przejazdów samochodami osobowymi, motocyklami lub motorowerami niebędącymi własnością pracodawcy. Brak jest uregulowań co do samochodów zarejestrowanych jako ciężarowe, co właściwie oznacza, że pracodawca nie może się zgodzić, aby pracownik wykonał podróż służbową własnym samochodem innym niż osobowy, a jeżeli zgodę wyrazi, wówczas, jak się wydaje, zatrudniony nie będzie miał roszczenia o zwrot kosztów przejazdu. W przypadku zwrotu zaś, cała kwota będzie po stronie pracownika stanowić dochód.

2) JAZDY LOKALNE – uregulowane są one we wspomnianym wcześniej rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Jazdy lokalne rozumiane są jako jazdy w obrębie miejsca pracy pracownika określonym w umowie o pracę, czyli np. obszar jednej lub kilku miejscowości, gminy, powiatu, itd.

Podstawą rozliczeń między pracodawcą a pracownikiem z tytułu użytkowania prywatnego pojazdu zatrudnionego do jazd lokalnych jest umowa cywilnoprawna o używanie pojazdu do celów służbowych.

Rozliczenie to może przybrać dwie formy:

• kilometrówka – wg wcześniej wspomnianych stawek za 1 kilometr, zgodnie z faktycznym przebiegiem pojazdu; należy tu prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, ponieważ to na jej podstawie pracodawca wypłaca należność pracownikowi.
• ryczałt – jako iloczyn stawki za 1 km przejazdu i miesięcznego limitu kilometrów przyznanych pracownikowi przez pracodawcę; nie jest tu wymagane prowadzenie ewidencji przebiegu.
  Miesięczny limit kilometrów przyznanych pracownikowi przez pracodawcę nie może być wyższy niż górna granica ustalona w rozporządzeniu.

Jest on następujący:

• dla miejscowości lub gminy do 100 tys. mieszkańców – 300 km,
• dla miejscowości lub gminy ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców – 500 km,
• dla miejscowości lub gminy ponad 500 tys. mieszkańców – 700 km.

Chodzi tu o miejscowość lub gminę, w której pracownik jest zatrudniony. Limit ten może zostać podwyższony: w służbie leśnej – do 1500 km, w służbach ratowniczych i w innych właściwych instytucjach w sytuacji zagrożenia klęską żywiołową lub usuwania jej skutków, albo skutków katastrofy ekologicznej – do 3000 km.

Przy rozliczaniu ryczałtowym pracownik powinien składać pracodawcy pisemne oświadczenie o używaniu prywatnego samochodu do celów służbowych za dany miesiąc.

Powinno ono zawierać:

• pojemność silnika,
• markę,
• nr rejestracyjny,
• określenie ilości dni w danym miesiącu, w których pracownik był w miejscu pracy nieobecny z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej, lub innej nieobecności, a także ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem dla celów służbowych.

Jest to o tyle istotne, że każdy dzień roboczy nieobecności pracownika w miejscu pracy z ww. przyczyn powoduje zmniejszenie przyznanego mu ryczałtu o 1/22.

Skutki w podatku dochodowym i ubezpieczeniu społecznym.

W przypadku jazd lokalnych, niestety, zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych zwrot kosztów wynikających z kilometrówki lub ryczałtu stanowi przychód ze stosunku pracy po stronie pracownika i co do zasady nie podlega odliczeniu od podstawy podatku dochodowego. Na zasadzie wyjątku ustawodawca zwolnił z tych kosztów tylko nieliczne grupy zawodowe takie jak: pracownicy socjalni, listonosze, pracownicy służby leśnej. Koszt wypłaconej kilometrówki stanowi koszt uzyskania przychodu dla pracodawcy, ale tylko do wysokości limitów wynikających z kilometrówki lub ryczałtu.

Podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne nie zwiększa zwrot kosztów używania przez pracowników samochodów prywatnych do celów służbowych:

• do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego,
• do wysokości nieprzekraczającej stawki za 1 km przebiegu określonej w rozporządzeniu, pod warunkiem prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Składki powinno się natomiast odprowadzać od nadwyżki ponad wymienione kwoty, czyli w wypadkach gdy:

• przy kilometrówce pracodawca przyjął do ustalenia kwoty zwrotu stawkę wyższą niż urzędowa stawka za 1 km,
• przy ryczałcie pracodawca przyznał wyższy limit kilometrów.

Jeżeli w umowie cywilnoprawnej strony postanowiły, iż kwota ryczałtu nie podlega obniżeniu za dni nieobecności w pracy, za które powinna być obniżona na mocy rozporządzenia – składki ZUS odprowadza się wówczas od kwoty, o którą powinien być obniżony ryczałt.