Świadectwo pracy – co warto wiedzieć?

Świadectwo pracy, dokument obowiązkowo wydawany przez pracodawcę w momencie rozwiązania bądź wygaśnięcia stosunku pracy, może być użyteczny w wielu sytuacjach: podczas starań o świadczenia z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, przy dochodzeniu zaległych roszczeń od byłego pracodawcy, czy też w trakcie poszukiwania nowej posady. W związku z tym warto przyjrzeć się bliżej uprawnieniom przyznanym przez ustawodawcę związanym z treścią świadectwa, a także procedurze jego wystawiania i sprostowywania.

Instytucję świadectwa pracy reguluje art. 97 oraz art. 99 Kodeksu Pracy z 1974 roku, a także Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania. Każdy pracodawca sięgając do tego rozporządzenia znajdzie w nim również bezpłatny wzór dokumentu świadectwa pracy.

Obowiązek wydania świadectwa pracy powstaje z mocy prawa, a pracodawca jest obowiązany do jego wydania bez odrębnego wniosku ze strony pracownika. Jedyny wyjątek od tej zasady ustawodawca statuuje w art. 97 §11-3 KP. Pomijając teoretyczne rozważania przedstawicieli doktryny związane z brzmieniem przytoczonych przepisów, w uproszczeniu wyjątek ten sprowadza się do tego, że w przypadku, gdy pracownik pozostaje w zatrudnieniu u tego samego pracodawcy na podstawie umowy na okres próbny, umowy na czas wykonania określonej pracy, bądź też jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę na czas określony, pracodawca jest zobowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy obejmujące zakończone okresy zatrudnienia na podstawie takich umów, zawartych w okresie 24 miesięcy, poczynając od zawarcia pierwszej z nich.

Mamy tu więc do czynienia z oderwaniem obowiązku wydania świadectwa pracy od rozwiązania bądź wygaśnięcia stosunku pracy. Świadectwo pracy wydane na podstawie powyższego wyjątku zostaje wystawione w dniu upływu 24 – miesięcznego terminu liczonego od dnia zawarcia pierwszej z umów. Jeżeli jednak wygaśnięcie lub rozwiązanie umowy zawartej przed upływem tego terminu następuje już po upływie tego 24 – miesięcznego okresu, to świadectwo wystawia się w chwili wygaśnięcia bądź rozwiązania tej umowy.

Niezależnie od obowiązków określonych w powyższych przepisach, pracownik ma prawo w każdym czasie żądać wydania świadectwa pracy w związku w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem każdej z powyżej wymienionych umów (na okres próbny, na czas wykonania zadania, na czas określony) lub też może żądać łącznego świadectwa pracy obejmującego wszystkie umowy sprzed zgłoszenia żądania wydania świadectwa pracy. Pracodawca jest obowiązany wydać świadectwo pracy w ciągu 7 dni od dnia złożenia pisemnego wniosku pracownika w tym przedmiocie.

Treść świadectwa pracy regulowana jest zarówno przepisami KP jak i ww. rozporządzeniem.

Jakie informacje należy podać w świadectwie pracy?

Przede wszystkim w świadectwie pracy należy podać informacje dotyczące:

• Okresu i rodzaju wykonywanej pracy
• Zajmowanych stanowisk
• Trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy
• Inne informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego
• Na żądanie pracownika – informację o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach.

Ponadto, mocą postanowień wspomnianego rozporządzenia, w świadectwie pracy zamieszcza się informacje niezbędne do ustalenia uprawnień ze stosunku pracy i uprawnień z ubezpieczenia społecznego.

W szczególności są to dane dotyczące m.in. :

• Wymiaru czasu pracy pracownika w czasie trwania stosunku pracy;
• Podstawy prawnej rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy;
• Urlopu wypoczynkowego wykorzystanego przez pracownika w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy;
• Należności ze stosunku pracy uznanych i niezaspokojonych przez pracodawcę do dnia ustania tego stosunku z powodu braku środków finansowych;
• Wykorzystanego urlopu wychowawczego
• Okresu wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze;
• Okresów nieskładkowych przypadających w okresie zatrudnienia, którego dotyczy świadectwo pracy, uwzględnianych przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty.

Wydanie świadectwa pracy nie może być uzależniane przez pracodawcę od uprzedniego rozliczenia się pracownika z pracodawcą (np. zwrotu służbowego laptopa czy posiadanych dokumentów itp.).

Po jakim okresie świadectwo pracy musi zostać wydane pracownikowi?

Świadectwo pracy musi również zostać wydane pracownikowi niezwłocznie, tzn., że musi to nastąpić w dniu rozwiązania bądź wygaśnięcia stosunku pracy, a gdy nie jest to możliwe – najpóźniej w ciągu 7 dni od dnia ustania stosunku pracy, poprzez doręczenie za pośrednictwem poczty lub w inny sposób.

Świadectwo pracy wydaje się pracownikowi. Możliwe jest również wydanie go osobie przez pracownika upoważnionej, ale forma takiego upoważnienia musi być obligatoryjnie pisemna. Wysłanie świadectwa pracy do organu rentowego zamiast wydania go pracownikowi narusza art. 97 § 1 KP, choćby pracownik zgłosił pracodawcy zamiar przejścia na rentę inwalidzką.[1]

Gdy pracownik będzie niezadowolony z treści świadectwa pracy…

Ustawodawca przewidział również sytuację, gdy pracownik będzie niezadowolony z treści świadectwa pracy z uwagi na nieprawdziwość lub nieprawidłowość informacji tam zawartych. W każdej sytuacji więc pracownik może, w ciągu 7 dni od otrzymania świadectwa pracy wystąpić z wnioskiem do pracodawcy o sprostowanie świadectwa. Jeśli pracodawca powyższego wniosku nie uwzględni, pracownik może, w ciągu 7 dni od zawiadomienia o odmowie sprostowania świadectwa pracy, wystąpić z żądaniem jego sprostowania do sądu pracy.

W trakcie postępowania sądowego szczególnie zabezpieczony jest interes pracownika, któremu niesłusznie w świadectwie pracy wpisano, że rozwiązanie stosunku pracy nastąpiło z jego winy. W przypadku uzyskania wyroku, stwierdzającego, że doszło do naruszenia przepisów o rozwiązywaniu pracy w tym trybie, pracodawca ma obowiązek zamieścić w świadectwie informację, że rozwiązanie umowy o pracę nastąpiło za wypowiedzeniem dokonanym przez pracodawcę.

Mocą art. 99 KP pracownikowi przysługuje roszczenie o naprawienie szkody wyrządzonej przez pracodawcę wskutek niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy. Odszkodowanie takie przysługuje w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy, nie dłuższy niż 6 tygodni. Pracownik musi przy tym wykazać, że czynił w ogóle starania o znalezienie pracy. Wysokość odszkodowania oblicza się według zasad obowiązujących przy ustalaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy. Art. 99 KP stanowi również, że orzeczenie o odszkodowaniu w związku z wydaniem niewłaściwego świadectwa pracy stanowi podstawę do zmiany tego świadectwa.

Obowiązek wydania świadectwa pracy nie powstaje w sytuacji, gdy dochodzi do przejęcia pracowników w trybie art. 231 KP. W tym wypadku istnieje ciągłość zatrudnienia i nie dochodzi do ustania stosunku pracy, a pracodawca przejmujący zakład staje się stroną w dotychczasowym stosunku pracy.[2]

Gdzie jest przechowywana kopia świadectwa pracy?

Kopia świadectwa pracy jest przechowywana w aktach osobowych pracownika (część C). Odpis świadectwa pracy może być wydany w uzasadnionych przypadkach pracownikowi, upoważnionym przez niego na piśmie osobom (ewentualnie również spadkobiercy pracownika).

Jak wynika z całokształtu regulacji, obowiązek wydania świadectwa pracy jest znaczącym zobowiązaniem po stronie pracodawcy. Samo świadectwo zaś, jak zaznaczono na wstępie, bywa potrzebne w kontaktach z potencjalnymi pracodawcami, ZUSem, może też być użyteczne jako dowód w sądzie.

Niewydanie świadectwa pracy pracownikowi zagrożone jest karą grzywny od 1 000 zł do 30 000 zł (282 § 1 pkt 3 KP).

[1]Por. wyrok SN z 14.11.1996 r., I PKN 15/96, Służba Pracownicza 1998, nr 1, s. 31.

[2]Dominika Dörre Nowak [w:] Kodeks pracy 2011. Komentarz, red. B. Wagner, Gdańsk 2011, s. 578.